En el periodismo se dice que para explicar una noticia, organizar los elementos y entender el contexto se debe buscar respuesta a cinco preguntas:
- ¿Qué?
- ¿Quién?
- ¿Cuándo?
- ¿Dónde?
- ¿Por qué?
Ya que en inglés todas comienzan con W, también se denominan las 5W (What, Who, When, Where, Why)
Cómo? complementa a las anteriores. Es la +1 y aunque en inglés no empieza por W (How) algunos las denominan directamente las 6W
Las respuestas de dyMap
¿Qué?
No se puede mantener lo que no se conoce. El primer paso es conocer los activos que están bajo nuestra responsabilidad y su estado. Pueden ser los propios de la organización o, en caso de proporcionar servicios de sub-contratación, del cliente. En dyMap dividimos los activos en Ubicaciones, Instalaciones y Equipos. Pueden ser asignados a diferentes empresas, centros de coste y clientes.
¿Quién?
Tras registrar todos los activos, necesitamos identificar los responsables de mantenerlos en las condiciones originales de seguridad y funcionamiento. Existen garantías, sub-contrataciones, inspecciones por organismos autorizados y otros. dyMap divide las actividades por especialidades y dentro de ellas, por oficios; estos pueden ser internos o asignados a un proveedor (externos).
¿Cuándo?
“Asignar recursos finitos a necesidades infinitas”. Este fundamento de la economía nos afecta directamente. El mantenimiento es por naturaleza impredecible y las planificaciones son difíciles de respetar. El sistema tiene que ser ágil para priorizar las intervenciones más urgentes y a la vez, reorganizar el trabajo programado que no se ha podido realizar. También debe modificar automáticamente la planificación en caso de bajas, ausencias o vacaciones de los operarios.
¿Dónde estamos?
Nos referimos a la situación, no a una localización. Con las respuestas de los puntos anteriores tenemos los datos, pero solo son útiles si se visualizan adecuadamente. Necesitamos estadísticas completas y fiables, gráficos, indicadores y otra serie de herramientas internas o externas que nos muestren cuadros de mando que nos ayuden en la toma de decisiones.
¿Por qué?
El mantenimiento ha pasado de ser un «gasto necesario» a considerarse una inversión. Una correcta gestión de los activos garantiza un uso seguro y eficiente de estos. Se reducen los tiempos de parada, los costes y aumenta la productividad. Salvo organizaciones muy pequeñas, se impone el uso de una buena herramienta que permita gestionar con facilidad miles o millones de registros y, a la vez, sea intuitiva y fácil de utilizar.
¿Cómo?
Conocemos los activos y sus responsables, debemos determinar las acciones a realizar: tenemos capacidad de realizar los trabajos internamente o hay que adquirir herramientas y materiales. Quizás aún esté garantía o es necesario subcontratar. El coste de la intervención o su estado de amortización puede aconsejar dar de baja el activo y sustituirlo por otro. Cada acción por realizar vendrá motivada. Puede ser en respuesta a una avería, mantenimiento correctivo; por exigencias del fabricante o la legislación, inspecciones y mantenimientos programados; por un cambio de tecnología o cualquier otra causa. Debemos centrarnos en lo importante y evitar trabajos estériles que no aportan nada. dyMap puede trabajar en modo automático o manual, en este último los responsables de centro u oficio decidirán qué solicitudes se aceptan y a quién se las asignan
